Presentare un progetto alla direzione, raccontare un’offerta a un cliente, spiegare una procedura ai colleghi: il public speaking al lavoro non riguarda solo i grandi eventi. Molte persone competenti perdono efficacia nel momento in cui devono esporre le proprie idee. La buona notizia è che si tratta di una competenza allenabile, fatta di preparazione e pratica.
Partire dal pubblico
Prima di aprire un programma di slide conviene chiedersi chi ascolterà. Che cosa sa già dell’argomento? Che cosa si aspetta? Quali decisioni deve prendere? Una stessa analisi può richiedere un racconto molto diverso per un tecnico, per un amministratore o per un cliente.
Definire l’obiettivo aiuta a scegliere i contenuti. Alla fine, che cosa dovrebbero pensare o fare i presenti? Approvare un budget, capire un cambiamento, scegliere un fornitore. Ciò che non contribuisce a questo obiettivo può spesso essere eliminato.
Costruire un messaggio chiaro
Un errore frequente è voler dire tutto. Il pubblico ricorda pochi punti, soprattutto se ben collegati. Conviene formulare il messaggio centrale in una frase e sostenerlo con due o tre argomenti.
Una struttura semplice può funzionare in molte situazioni:
- situazione: da dove partiamo;
- problema o opportunità: perché è importante ora;
- proposta: che cosa suggeriamo;
- prove: dati, esempi, esperienze;
- richiesta: quale decisione o azione serve.
Con la direzione è spesso utile anticipare subito la conclusione, poi spiegare le ragioni. Chi deve decidere vuole sapere rapidamente che cosa è in gioco.
Aprire e chiudere bene
L’inizio deve far capire perché valga la pena ascoltare. Si può partire da un dato verificato, una domanda o un caso concreto. Evita lunghe premesse o scuse come non ho avuto molto tempo per prepararmi.
Anche la chiusura merita attenzione. Terminare con grazie per l’attenzione sprecherebbe un momento importante. Meglio riassumere il messaggio e indicare il passo successivo, in modo chiaro e specifico.
Slide che aiutano davvero
Le slide devono sostenere il discorso, non sostituirlo. Alcune regole utili:
- un concetto per slide, con un titolo che esprime il messaggio;
- pochi testi, leggibili anche da lontano;
- grafici semplificati e con il punto importante evidenziato;
- immagini pertinenti e di buona qualità;
- un documento separato per gli approfondimenti da leggere.
Se chi ascolta sta leggendo, non sta ascoltando. Prova a guardare ogni slide per pochi secondi: il messaggio è chiaro? Se no, conviene semplificarla.
Voce, corpo e sguardo
La comunicazione passa anche dalla presenza. Respirare, parlare a un ritmo sostenibile e fare pause aiuta il pubblico a seguire e chi parla a riprendere il controllo. Lo sguardo va distribuito tra i presenti, anziché restare sullo schermo.
Un gesto naturale è preferibile a una postura rigida. Non serve imitare un oratore professionista. Una presentazione autentica e ordinata è spesso più efficace di uno stile studiato ma poco naturale.
Gestire l’ansia
Un po’ di tensione è normale e può aiutare a concentrarsi. Alcune abitudini riducono il disagio: provare ad alta voce, conoscere bene la prima parte, arrivare prima per controllare i dispositivi, fare qualche respiro lento. Avere pochi appunti chiave è meglio che leggere un testo integrale.
Provare con un collega consente di ricevere riscontri specifici. Anche registrarsi può aiutare a notare intercalari, velocità e postura, per quanto all’inizio possa risultare poco piacevole.
Rispondere alle domande
Le domande vanno considerate parte della presentazione. Per prepararsi conviene elencare quelle più probabili. Durante la risposta si può ascoltare fino in fondo, riformulare se necessario e rispondere in modo sintetico. Se non si conosce il dato, è meglio dirlo e impegnarsi a verificarlo, invece di improvvisare.
In presenza di domande polemiche, conviene restare sul contenuto, riconoscere il punto di vista e riportare il confronto ai fatti. Rispondere in modo difensivo rischia di spostare l’attenzione dal tema principale.
Presentazioni online
A distanza servono ancora più ritmo e interazione. Guardare la webcam, fare domande dirette, condividere solo ciò che serve e controllare audio e connessione sono accorgimenti essenziali. Può essere utile nominare un collega che segua la chat e segnali eventuali problemi.
Domande frequenti
Come si riduce la paura di parlare in pubblico?
Con pratica graduale, a partire da piccoli gruppi. Preparare bene l’inizio e ricevere riscontri specifici aiuta più di tentativi di eliminare del tutto la tensione.
Quante slide usare?
Non esiste un numero corretto. Conta il tempo disponibile e la necessità: ogni slide deve aggiungere qualcosa al messaggio.
Conviene imparare il discorso a memoria?
Di solito no, perché un intoppo può far perdere il filo. È meglio conoscere bene la struttura, l’apertura e la chiusura, lasciando il resto più naturale e sostenuto da pochi appunti.
Quanto provare?
Almeno una volta ad alta voce e cronometrando, meglio se davanti a un collega.
Allenarsi con il metodo giusto
Il modo migliore per migliorare è parlare, ricevere feedback e riprovare, su contenuti vicini al proprio lavoro. Kronos Consulting offre percorsi nell’area comunicazione e può progettare esercitazioni sulla base dei contesti reali della tua impresa. Scrivici per saperne di più.
